Pagar em dobro por tecnologia: o custo invisível de manter Google e Microsoft na mesma empresa

Manter duas plataformas de produtividade na mesma empresa parece prático, mas na conta costuma ser o contrário: você paga duas vezes pelo mesmo trabalho e ainda assume o risco de dois ambientes.

Na AGB, estamos montando o projeto de um grupo com 200 usuários. O e-mail e os arquivos estão no Google. O Teams e o Office, na Microsoft. São duas plataformas, duas assinaturas e dois lugares para proteger.

O objetivo desse cliente é unificar tudo em um único fabricante. Neste texto mostramos por que isso importa, o que muda na prática e o erro que faz muita troca dar errado.

Caro não é trocar. Caro é não trocar.

Quase nenhuma empresa decide ter duas plataformas. Ela chega lá aos poucos: o e-mail nasceu em um lugar, uma área pediu outro pacote, e cada time foi resolvendo o seu problema do momento.

Cada decisão fazia sentido isolada. Somadas, deixam a empresa com duas assinaturas por usuário, dois lugares onde os arquivos podem estar e duas formas de dar ou tirar acesso.

O que torna isso perigoso é que não aparece como problema. Aparece como rotina: o usuário já sabe onde cada coisa mora, e ninguém questiona a fatura.

Os três custos que não aparecem na fatura

Manter dois ambientes custa mais do que a soma das duas assinaturas. Os custos de verdade são três.

1.⁠ ⁠Recurso pago em duplicidade. Quando duas plataformas oferecem e-mail, agenda, reunião e armazenamento, a empresa paga por capacidades que fazem o mesmo trabalho e só usa uma delas de verdade.

2.⁠ ⁠Dado espalhado em dois lugares. Um contrato pode estar em uma pasta, a versão final em outra, e o histórico na caixa de e-mail de quem já saiu. Achar a informação certa vira trabalho manual.

3.⁠ ⁠TI sem clareza de quem acessa o quê. Com duas formas de conceder acesso, fica difícil responder com segurança perguntas simples, como quem vê esta pasta ou o que um ex-colaborador ainda alcança.

Nenhum desses custos vem com nota fiscal. Todos aparecem depois, em retrabalho, em tempo perdido e em risco.

Cada ferramenta a mais é uma porta a mais para vigiar

Segurança não depende só de ter bons recursos. Depende de conseguir aplicar a mesma regra em todo lugar.

Com dois ambientes, a empresa precisa configurar duas vezes a verificação em duas etapas, duas políticas de senha e dois processos de desligamento de usuário. Basta uma dessas regras ficar para trás para abrir uma brecha.

Unificar não elimina o risco. Reduz o número de lugares onde ele pode se esconder, e isso facilita enxergar, medir e corrigir.

Um fabricante, uma identidade, um painel

Unificar na Microsoft significa trabalhar com uma base só para e-mail, arquivos, reuniões e acesso. Na prática, a empresa ganha três coisas:

•⁠  ⁠Governança. Uma única identidade por pessoa e regras de acesso definidas em um só lugar.

•⁠  ⁠Segurança. As mesmas proteções aplicadas a todos os usuários, sem depender de duas configurações paralelas.

•⁠  ⁠Controle dos dados. Arquivos e conversas em um ambiente que a TI consegue administrar, auditar e organizar.

Para o usuário, a mudança é simples: uma plataforma de produtividade, um login e um lugar para procurar o que precisa. Para o dono, é a diferença entre achar que tem controle e conseguir comprovar que tem.

O erro que faz a troca dar errado: tratar como compra de licença

Trocar de plataforma não é comprar licença. É mover o e-mail, os arquivos e os hábitos de cada pessoa da empresa sem parar a operação.

Quando o projeto é só licença, o usuário perde arquivo, a permissão vem errada e a TI passa semanas apagando incêndio. Por isso a migração precisa ter quatro partes juntas:

1.⁠ ⁠Planejamento e preparo. Levantar usuários, dados e permissões e deixar o novo ambiente seguro antes da primeira caixa de e-mail ser movida.

2.⁠ ⁠Piloto e migração em ondas. Testar com um grupo pequeno e migrar o restante em etapas, com plano de retorno se algo sair do previsto.

3.⁠ ⁠Treinamento. Ensinar cada perfil de usuário a trabalhar na nova plataforma, para que ela seja usada de verdade.

4.⁠ ⁠Suporte depois da virada. Acompanhar de perto as primeiras semanas e manter o ambiente administrado.

Sem essas quatro partes, a empresa troca de logo e mantém a bagunça.

Sua empresa paga em dobro? Cinco perguntas para responder hoje

Se você responder "não sei" a duas ou mais, vale olhar o ambiente com calma.

[ ] Você sabe quantas plataformas de e-mail, arquivos e reunião a empresa paga hoje?

[ ] Algum recurso aparece nas duas assinaturas, como armazenamento, agenda ou videoconferência?

[ ] Seus arquivos importantes ficam em um único lugar, ou depende de quem os criou?

[ ] Quando alguém sai da empresa, você tem certeza de que todos os acessos foram encerrados em ambos os ambientes?

[ ] A verificação em duas etapas está ativa para todos os usuários, nas duas plataformas?

Caro é não trocar

Duas plataformas custam duas assinaturas, dois lugares para guardar dados e mais portas para vigiar. Unificar em um fabricante, com uma identidade e um painel, traz mais governança, mais segurança e mais controle, desde que a virada seja planejada.

A AGB é Microsoft Solutions Partner e conduz esse tipo de projeto do planejamento ao suporte depois da migração.

Quer saber se a sua empresa está pagando em dobro? Comente UNIFICAR no nosso Instagram ou fale com a AGB em agbcomputadores.com.br e vamos olhar o seu cenário.